Wyzwanie

Zarządzanie dużą ilością danych medycznych, dokumentacji, wniosków oraz koordynowanie skomplikowanego procesu leczenia onkologicznego. Instytut potrzebował rozwiązania, które poprawiłoby efektywność obiegu dokumentów, zarządzanie wizytami i komunikację wewnętrzną, zapewniając jednocześnie pełną zgodność z wymaganiami RODO i bezpieczeństwa danych.

Rozwiązanie

Wdrożenie zintegrowanego systemu wsparcia przepływu danych w ramach Systemu KSO (Koordynacja Ścieżki Onkologicznej) w placówce. System został dostosowany do specyficznych potrzeb NIO, umożliwiając efektywne zarządzanie procesami onkologii, takimi jak zakładanie pacjentów, rejestrowanie wniosków, zarządzanie wizytami, obiegiem dokumentów i koordynacją konsultacji.

Kluczowe funkcjonalności systemu:

Aplikacja dla SOLO I/II – Prosty interfejs umożliwiający szybkie zakładanie pacjentów oraz rejestrowanie wniosków. Zoptymalizowane procesy zwiększyły wydajność obsługi pacjentów

Aplikacja dla SOLO III – Rozszerzona wersja systemu z dodatkowymi funkcjami, w tym zarządzaniem uprawnieniami i obiegiem dokumentów w ramach konsultacji wewnętrznych.

System uprawnień z poziomu SOLO III – Centralne zarządzanie rolami użytkowników w SOLO I/II, co zapewniło lepszą kontrolę nad dostępami oraz poprawiło bezpieczeństwo

System uwierzytelniania – Wprowadzenie jednorazowych kodów do logowania, co znacząco zminimalizowało ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Tworzenie pacjentów, koordynatorów i przypadków – Proces dostosowany do wymagań KSO, umożliwiający sprawne zarządzanie danymi pacjentów i całym procesem leczenia

Zaawansowane kalendarze i grafiki – Optymalizacja planowania wizyt, co poprawiło organizację konsultacji i konsyliów.

Generowanie podsumowań MDT w PDF – Automatyczne generowanie dokumentacji z konsylium, co usprawniło archiwizację i ułatwiło przygotowanie dokumentacji medycznej.

Rezultaty

Poprawa efektywności procesów: Automatyzacja wielu czynności administracyjnych pozwoliła na szybszą obsługę pacjentów oraz lepszą organizację konsultacji i konsultacji wewnętrznych.

Zwiększenie bezpieczeństwa: Dzięki centralnemu zarządzaniu uprawnieniami i systemowi uwierzytelniania z kodami jednorazowymi, dane pacjentów są teraz lepiej chronione.

Skrócenie czasu obsługi: Uproszczenie procesu zakładania pacjentów oraz generowania dokumentacji medycznej przyczyniło się do znacznego skrócenia czasu obsługi.

Zgodność z RODO: System zapewnia pełną zgodność z wymaganiami ochrony danych osobowych, dzięki certyfikowanym zabezpieczeniom i regularnym aktualizacjom.

Wnioski

Wdrożenie systemu KSO w Narodowym Instytucie Onkologii w Warszawie znacząco poprawiło organizację pracy w placówce, umożliwiając bardziej efektywne zarządzanie danymi pacjentów oraz dokumentacją medyczną, co w rezultacie przyczyniło się do poprawy jakości opieki onkologicznej.